Crear una lista desplegable en excel

Una lista desplegable en Excel es un herramienta que muchas veces vamos a necesitar con la finalidad de mostrar un listado de opciones.

Hoy aprenderemos a generar tres listas desplegables en Excel, yo uso mucho la Lista #3, sin más preámbulos manos a la obra

Lista #1: Validación de datos | Lista desplegable

La lista con mayor uso, la mayoría de usuarios se vuelve adicto a esta lista y es porque es uno de los temas que se enseñan en los niveles más básicos de Excel

El producto que obtienes con esta lista es similar al siguiente:

Lista desplegable Excel

Veremos cómo hacerla en 3 simples pasos

  1. Posicionarse sobre la celda en la que queremos ver el listado
  2. Ir a la ficha Datos -> Validación de datos, y dar clic
    Validación de datos Excel

    Nos mostrará la siguiente ventana:
    Validación de datos Excel
  3. Por defecto todas las celdas se encuentran en el criterio ‘Cualquier valor’, debemos cambiar a ‘Lista’, y luego procedemos a realizar la selección
    Lista desplegable Excel

    Damos clic en aceptar, y cuando nos ubiquemos en la celda E3 veremos un símbolo
    Cuando clickeamos el símbolo, obtendremos nuestra lista desplegable en Excel

    Lista desplegable en Excel 1


Desventajas

Entre las principales desventajas de esta lista tenemos lo siguiente:

  • Sólo podemos saber que existe una lista en una celda, si nos posicionamos sobre ella
  • Si tenemos un listado muy extenso, tenemos que buscar visualmente
  • Por defecto sólo podemos ingresar los valores del listado
  • No es muy apreciable visualmente

Lista #2. Control de formulario | Lista desplagable

Muy bien! Ahora veremos una segunda forma de crear un listado

  1. Vamos a la ficha programador o desarrollador (Si no sabes cómo activarla pueder ver este POST)
Lista desplegable Excel VBA

2. Dibujamos una figura rectangular, de la siguiente forma

Control de formulario Lista desplagable

Usando controles de formulario, podemos crear objetos superpuestos a las hojas en Excel, para poder interactuar con el valor de ellos, es necesario realizar una vinculación

Ing. Luis Rojas

3. Vincular el contenido de las celdas al objeto

Luego de insertar el objeto procedemos a dar clic derecho sobre él y seleccionar Formato de control

Nos mostrará una nueva ventana, en la cual debemos completar los rangos con los que vamos a trabajar

Crear un desplegable en Excel

Procederé a explicar cada opción a llenar

  • Rango de entrada: Rango de celdas con los valores que se mostrarán al desplegar el control
  • Vincular con la celda: Celda en donde se almacenará la posición del valor seleccionado
  • Líneas de unión verticales: Cantidad de opciones visibles al desplegar el control

Lo completaré de la siguiente forma:

Configurar lista desplegable

Y obtendremos el siguiente producto:

Lista de opciones Excel

En la celda D11, se mostrará la posición dentro del listado del objeto seleccionado

Lista #3. Combobox | Lista desplegable Activex

Este es mi desplegable favorito, de manera similar al anterior, nos dirigimos a la pestaña Desarrollador / Programador y seleccionamos al Cuadro Combinado de los controles Activex

Combobox Activex Excel VBA
//docs.microsoft.com/en-us/office/vba/language/reference/user-interface-help/combobox-control

Dibujamos una figura con forma rectangular

listas desplegables en Excel

A diferencia de los controles Activex, para poder modificar el formato debemos dar clic sobre Propiedades

Combobox Propiedades

Nos mostrará la siguiente ventana

Las propiedades que debemos modificar son:

  • LinkedCell: Celda en la que se almacenará el valor seleccionado
  • ListFillRange: Rango que se mostrará cuando se despliegue el listado
  • ListRows: Cantidad de opciones visibles al desplegar el control

Lo modificaré de la siguiente forma

Propiedades del combobox activex

Cerramos la ventana y DESHABILITAMOS EL MODO DISEÑO

Lista desplegable Macros Excel

Es importante que deshabilites el modo diseño, caso contrario no te mostrará la información del desplegable

Ventajas de utilizar el Combobox Activex

  • El diseño es más profesional
  • Puedes modificar una gran cantidad de propiedades
  • Permite filtrar los registros mientras escribes un búsqueda en él
  • La celda vincula muestra el mismo valor del combobox
  • Puedes escribir valores que no pertenecen al listado por defecto

Espero esta publicación te haya sido de utilidad, cualquier duda la puedes dejar en los comentarios o al correo luisrojas@tutorialesexcel.com

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